A conservação de documentos em papel é fundamental para empresas, órgãos públicos e corporações, já que neles constam seus registros de atividades e de pessoas. Para a manutenção do acervo documental, é importante observar que, embora não aparente, esta é uma tarefa que exige atenção ininterrupta, com o objetivo de prevenir danos.
Primeiramente, devem ser conhecidos os agentes externos que causam a deterioração de documentos, que são:
Físicos
- Luz
- Temperatura
- Umidade
Biológicos
- Fungos
- Insetos
- Roedores
Ambientais
- Poeira
- Vento
Químicos
- Tinta dos documentos
- Acidez do papel
- Poluição
Além dos agentes que podem provocar a degradação dos documentos naturalmente, há ainda um outro, tão perigoso quanto: o ser humano. A danificação causada pelo manuseio incorreto de um documento pode desfigurar seu conteúdo de forma irreversível, por isso, convém observar práticas como:
– Não fazer anotações com caneta, cuja tinta é indelével
– Evitar umedecer dedos com saliva, que pode danificar o papel
– Se o documento for muito antigo, não fazer cópias em Xerox
– Remendos com fita durex ou adesiva estão proibidos
– Não comer ou beber junto a documentos
– Não marcar folhas fazendo dobras ou “orelhas”
Em resumo, tudo que pode comprometer a integridade física do documento deve ser evitado. Outra recomendação que se faz é a permanente higienização do local onde os documentos estiverem estocados. Prefira estantes de aço às de madeira, fazendo sua limpeza regularmente com pano levemente umedecido.
Como realizar manutenção e limpeza de documentos antigos
O interior de documentos encadernados deve ser limpo com um pincel macio, em local arejado e com rosto e mãos protegidos por máscaras e luvas, para evitar ácaros e fungos. Aspirador de pó nunca deve ser usado, sob hipótese nenhuma.
Se houver sujeira mais pesada, recomenda-se o uso de lixa fina, mas deve-se ter cuidado, e, se não estiver seguro quanto à utilização, confie a tarefa a um especialista.
Valclenice Guimarães, da Mex Brasil, empresa de gestão de documentos, alerta para outros cuidados a serem tomados “na nossa empresa, cuidamos de documentos bastante antigos, como os do Museu do Índio. Quanto mais antigo, melhor que a recuperação e conservação seja confiada a especialistas no assunto. Um dano num papel de, por exemplo, 100 anos, é irrecuperável”.
