Como a tecnologia da gestão de documentos pode ajudar nos negócios

Gaveta com diversas com pastas de diversos documentos, que são facilmente encontrados nas empresas, como notas fiscais, contas etc.

Atualmente, uma das grandes preocupações internas nas empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes e das mais diversas áreas de atuação, é administrar, organizar e gerenciar o fluxo de informações. No entanto, essas organizações têm na tecnologia de gestão documental uma grande e poderosa aliada, capaz de facilitar a coordenação dessas atividades.

Segundo Val Guimarães, diretora comercial e de operações do Grupo Mex, empresa especializada em gestão de documentos, Val Guimarães, a gestão de documentos, além de um ser uma opções rápida e eficiente, é, sobretudo, segura. Isso faz com que as empresas que optam pelo seu uso se destaquem frente aos seus concorrentes.

A eficiência e a importância da gestão de documentos

A gestão de documentos é um caminho natural a que todas as organizações vão aderir em algum momento, pois esta é uma forma encontrada pelas empresas que buscam melhorar seus processos visando ao aumento da produtividade.

Para que a gestão seja eficaz na produtividade, ela deve estar alinhada a uma gestão de documentos que seja capaz de facilitar, agilizar e reduzir o tempo de busca para localizar os documentos procurados.

Com um sistema de gestão de documentos alinhado às tecnologias desenvolvidas, a sua empresa vai conseguir gerar, arquivar, compartilhar e encontrar documentos que foram digitalizados, a qualquer momento, em qualquer lugar rapidamente. E para facilitar, todos os documentos, sejam administrativos, financeiros, jurídicos, informativos etc. podem e devem ser digitalizados.

Como parte do patrimônio da empresa, é fundamental a preservação dos registros e informações, de uma forma que garanta a maior integridade de preservação possível, e o melhor meio para isso é a digitalização documental.

Com a gestao dos documentos apenas um computador é suficiente gerenciar os documentos em sua empresa

A gestão documental e a influência na produtividade

Os benefícios de uma gestão documental para a empresa são muitos. A sua eficiência positiva vai impactar diretamente na produtividade de todos os funcionários e gestores.

Facilidade de busca dos documentos

Eliminar o acúmulo de papéis, normal em toda corporação, além de ser uma ação adequada do ponto de vista ecológico, contribui com a melhoria dos processos. Afinal, vai reduzir aquele tempo que os funcionários gastam todos os dias indo e vindo de armário em armário, abrindo gavetas, buscando pastas, arquivos mortos e folheando dezenas de papéis, à procura por informações que poderiam ser encontradas por meio de uma simples busca se os documentos fossem digitalizados.

Menor quantidade de papéis e mais espaço

Com a redução da quantidade de papéis, vai sobrar espaço físico que pode ser melhor aproveitado pela empresa. Isso impacta até mesmo no bem-estar dos colaboradores da corporação. Com isso, todos só têm a ganhar, principalmente a empresa, que terá os seus documentos localizados mais rápidos. Essa agilidade será determinante nos resultados dos processos internos e fundamental para o cumprimento de metas e prazos junto aos clientes.

Integração entre as equipes da empresa

A gestão de documentos facilita ainda o trabalho integrado entre todas as equipes internas da empresa. Essa integração gera bons resultados e maior produtividade. Além de uma maior proximidade entre o pessoal interno, o que pode deixar a comunicação mais eficiente na empresa, proporcionando um atendimento mais dinâmicos aos clientes.

Redução de custos com papéis

A redução de custos e o ganho em otimização são bastantes significativos, mas vai ser nos gastos com papéis que sua empresa perceberá essa diferença. Custos com fotocópia e impressões de documentos que às vezes são utilizados apenas uma vez e ficam ocupando espaço em algum armário serão totalmente desnecessários. E o melhor, qualquer documento pode ser digitalizado, sejam imagens, papéis, planilhas, apresentações, áudios ou mesmo vídeos. Tudo estará seguro e preservado.

Como visto, a gestão de documentos é uma alternativa a qualquer corporação, independentemente do tamanho e do ramo de atuação. Esse deve ser o futuro das organizações que pensam em economia, agilidade e otimização. O objetivo da gestão de documentos é ajudar no gerenciamento de informações de maneira correta e capaz de proporcionar segurança e tranquilidade à corporação.

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