Atualmente, uma das grandes preocupações internas nas empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes e das mais diversas áreas de atuação, é administrar, organizar e gerenciar o fluxo de informações. No entanto, essas organizações têm na tecnologia de gestão documental uma grande e poderosa aliada, capaz de facilitar a coordenação dessas atividades.
Segundo Val Guimarães, diretora comercial e de operações do Grupo Mex, empresa especializada em gestão de documentos, Val Guimarães, a gestão de documentos, além de um ser uma opções rápida e eficiente, é, sobretudo, segura. Isso faz com que as empresas que optam pelo seu uso se destaquem frente aos seus concorrentes.
A eficiência e a importância da gestão de documentos
A gestão de documentos é um caminho natural a que todas as organizações vão aderir em algum momento, pois esta é uma forma encontrada pelas empresas que buscam melhorar seus processos visando ao aumento da produtividade.
Para que a gestão seja eficaz na produtividade, ela deve estar alinhada a uma gestão de documentos que seja capaz de facilitar, agilizar e reduzir o tempo de busca para localizar os documentos procurados.
Com um sistema de gestão de documentos alinhado às tecnologias desenvolvidas, a sua empresa vai conseguir gerar, arquivar, compartilhar e encontrar documentos que foram digitalizados, a qualquer momento, em qualquer lugar rapidamente. E para facilitar, todos os documentos, sejam administrativos, financeiros, jurídicos, informativos etc. podem e devem ser digitalizados.
Como parte do patrimônio da empresa, é fundamental a preservação dos registros e informações, de uma forma que garanta a maior integridade de preservação possível, e o melhor meio para isso é a digitalização documental.
A gestão documental e a influência na produtividade
Os benefícios de uma gestão documental para a empresa são muitos. A sua eficiência positiva vai impactar diretamente na produtividade de todos os funcionários e gestores.
Facilidade de busca dos documentos
Eliminar o acúmulo de papéis, normal em toda corporação, além de ser uma ação adequada do ponto de vista ecológico, contribui com a melhoria dos processos. Afinal, vai reduzir aquele tempo que os funcionários gastam todos os dias indo e vindo de armário em armário, abrindo gavetas, buscando pastas, arquivos mortos e folheando dezenas de papéis, à procura por informações que poderiam ser encontradas por meio de uma simples busca se os documentos fossem digitalizados.
Menor quantidade de papéis e mais espaço
Com a redução da quantidade de papéis, vai sobrar espaço físico que pode ser melhor aproveitado pela empresa. Isso impacta até mesmo no bem-estar dos colaboradores da corporação. Com isso, todos só têm a ganhar, principalmente a empresa, que terá os seus documentos localizados mais rápidos. Essa agilidade será determinante nos resultados dos processos internos e fundamental para o cumprimento de metas e prazos junto aos clientes.
Integração entre as equipes da empresa
A gestão de documentos facilita ainda o trabalho integrado entre todas as equipes internas da empresa. Essa integração gera bons resultados e maior produtividade. Além de uma maior proximidade entre o pessoal interno, o que pode deixar a comunicação mais eficiente na empresa, proporcionando um atendimento mais dinâmicos aos clientes.
Redução de custos com papéis
A redução de custos e o ganho em otimização são bastantes significativos, mas vai ser nos gastos com papéis que sua empresa perceberá essa diferença. Custos com fotocópia e impressões de documentos que às vezes são utilizados apenas uma vez e ficam ocupando espaço em algum armário serão totalmente desnecessários. E o melhor, qualquer documento pode ser digitalizado, sejam imagens, papéis, planilhas, apresentações, áudios ou mesmo vídeos. Tudo estará seguro e preservado.
Como visto, a gestão de documentos é uma alternativa a qualquer corporação, independentemente do tamanho e do ramo de atuação. Esse deve ser o futuro das organizações que pensam em economia, agilidade e otimização. O objetivo da gestão de documentos é ajudar no gerenciamento de informações de maneira correta e capaz de proporcionar segurança e tranquilidade à corporação.
